Excel表格中有大量空格怎么去除

時間:2020-01-16 編輯:范文亭

  我們在做一個人員名單表格信息。很多時候表格中的姓名項里面總是有很多多余的空格,而且空格的位置不確定,空格的數量也不確定,導致表格非常不整齊,有什么辦法能快速去掉這些空格?今天小編將與大家一同分享Excel表格中的大量空格這個問題及解決方法.

Excel表格中有大量空格怎么去除

  1. 提醒用戶輸入的數據中是否含有空格

  在數據錄入過程中,如果想讓系統自動提醒用戶輸入的數據中是否含有空格,可通過設置數據的有效性來實現。

  以驗證姓名數據在輸入的過程中是否含有空格為例(如圖1),選中第一個姓名向下的單元格區域,單擊“數據”菜單中的“有效性”命令,彈出“數據有效性”對話框,在“設置”選項卡中將允許的有效性條件設為“自定義”,在其下方的“公式”框中輸入公式“=(LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE((B2)," ","")))=0”。

  切換到“出錯警告”選項卡,在“標題”框中輸入“出錯警告!”,在“錯誤信息”框中輸入“輸入的文本含有空格,請確認后重新輸入!設置完成后,單擊“確定”按鈕退出。

  接下來在輸入姓名的過程中,系統會自動驗證當前單元格中是否含有空格,如果有,則彈出如圖3所示的警告信息。

  cico提示:在圖3出現時,直接按回車可以重新輸入姓名。如果輸入字數較多的數據(類似于“家庭地址”這類字段)時,不適合直接按回車鍵,否則原有的數據會自動被刪除,此時單擊“是”按鈕可以忽略空格的存在。

  2. 用公式去除數據中含有的空格

  上述技巧大家會發現系統能自動檢測出空格的存在,但不能自動替換掉這些空格,還必須要重新輸入或輸入完成后進行必要的修改。可不可以在輸入過程中自動去掉含有的空格呢?

  如果在當前表格中插入一些空列,用substitute函數是可以實現這一功能的,但總覺得不太美觀,并且在錄入時影響用戶的視線。后來我將公式運用到sheet2中順利地解決了這一問題。

  輸入數據之前首先切換到工作表sheet2(改名為“備份”)中,在a1單元格中輸入公式“=substitute(sheet1!a1," ","")”,并將公式復制到與sheet1中表一樣大的單元格區域中,這樣在sheet1中輸入數據時,在sheet2中對應的單元格中就會將去掉空格后的數據自動保存下來,最后sheet2中的數據就是我們最終需要的數據。

  補充:excel常用Ctrl組合快捷鍵

  Ctrl+A全選

  Ctrl+C復制

  Ctrl+X剪切

  Ctrl+V粘貼

  Ctrl+D自動填充

  Ctrl+B加粗

  Ctrl+U下劃線

  Ctrl+I斜體

  Ctrl+K超鏈接

  Ctrl+F查找

  Ctrl+H替換

  Ctrl+L創建表

  Ctrl+N新建工作簿

  Ctrl+O打開文件

  Ctrl+P打印

  Ctrl+S保存

  Ctrl+W關閉

  Ctrl+Y撤銷后重做

  Ctrl+Z撤銷

  相關閱讀:excel不常用的重要技巧

  1.怎樣快速打開設置單元格格式

  我們經常在輸入數值等的時候需要設置單元格格式,很多人都已經習慣了點擊鼠標右鍵選項,但是我們可以使用快捷鍵CTRL加1快速打開,如果自己的手不在鼠標上非常方便。

  當然,我們也可以用鼠標點擊如下圖所示位置快速打開設置單元格格式選項。

  2.excel怎樣設置小數位數

  如果一行帶小數的數字我們要快速轉化為整數的話可以使用快捷鍵CTRL加SHIFT加1,設置起來速度非常快。

  當然,我們經常不會只使用整數,小數位的縮進或者延伸我們可以選中要設置的單元格后使用點擊下面兩個選項進行設置。

  3.關閉excel表的快捷方式

  我們經常需要打開一個表格完成工作后需要關閉,可以使用快捷方式CTRL加W,使用習慣后比較方便,希望能夠對大家有幫助。

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